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人事管理中,如何签订和管理电子劳动合同?

作者: admin 发布时间:2022年08月05日 阅读次数:41

劳动合同是企业人事管理中常见的一种合同。不仅签署频繁,而且需要长期的储存和管理,以便一旦有需要可以及时进行检查和确认。近两年,受疫情影响,大学毕业生或异地求职者无法及时面签,网上签约的需求格外强烈。此外,教育部、人力资源和社会保障部也出台了文件,鼓励线上面试,网上签约,并且还明确了电子合同与纸质合同一样都是具有法律效力的。

与纸质劳动合同相比,电子劳动合同克服了异地签署、采购管理困难等问题,是网上签订合同的主要方式。那么,在人事管理中,如何签订和管理电子劳动合同呢?

人力资源和社会保障部在《电子劳动合同签订指引》中明确,电子劳动合同的签订需要通过电子劳动合同签订平台,即电子合同签订平台。同时,必须颁发数字证书和密钥,采用可靠的电子签名、附加可信时间戳、短信提醒验证等方式,确保合同的签订、生成、传输、存储符合法律规定,满足真实性、普遍性和不可篡改的要求。

签订电子劳动合同第一步就是选择合适的电子劳动合同订立平台。目前,市场上有许多电子合同服务提供商,一般来说,如何选择取决于公司的资质水平、平台功能的完善程度、操作的使用性以及是否有许多公司使用该平台签约等。

第二步是注册账户进行实名验证。一般来说,实名验证需要区分个人还是企业组织。实名验证的要素和方法有很多,如个人人脸认证和运营商认证;对于企业经营者认证、法人认证、公共支付认证等。

通过与公安部、工商行政管理局等管理部门提交的认证信息进行数据比较,然后由CA认证机构授予数字证书,并确认签约主体的真实身份和意愿。

第三步就可以发起合同签订了,这一步由发起人即企业设置合同信息,包括签字人身份、时间、签字顺序等信息,然后发起人按顺序,通过短信提醒通知邀请的方式,先签署的一方签字盖章,后签署的一方也同样签字盖章,这样一份电子劳动合同就算签署完成了。

第四步是合同管理阶段。签订的电子劳动合同存储在平台云端中,同时也会同步到公证处和司法鉴定中心。合同管理全程的归档、查阅、下载等通过电子化操作,简化了纸质劳动合同管理中的繁琐操作以及节省了成本。

此外,通过公证处、司法机关存证,保全了证据链。一旦发生合同纠纷,可以就电子证据提供完整的公证书和司法鉴定报告,保障了用户权益。

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